Попробовать
Цифровое рекламное агентство

Цифровое рекламное агентство

Решение представляет собой полноценный функционал работы медийного рекламного агентства как для сотрудников агентства, так и для его клиентов.

Цифровая среда для работы рекламного агентства

Сквозная система управления департаментами, проектами, документами и персоналом, которая охватывает полноценный функционал работы медийного рекламного агентства. Ключевое преимущество — возможность кастомизации и настройки форм, блоков, и алгоритмов работы под текущие, принятые в агентстве, бизнес-процессы.

Центром работы системы является интерфейс сотрудника рекламного агентства — единое информационное поле, в котором он может быстро сориентироваться и моментально включиться в работу на любом этапе.

Клиенты агентства через систему могут создавать брифы, получать отчеты, управлять текущими проектами по размещению рекламы, вести согласование документов и электронный документооборот. Система полностью интегрирована с современными платформами ЭДО. При этом все созданные документы всегда под рукой: ничего не потеряется и не пропадет.

Также к системе имеют доступ те сотрудники, которые обычно остаются в тени — это департаменты баинга, исследований, бухгалтерия и юристы, поставщики и подрядчики. Благодаря доступу в систему они также не теряются в процессе, быстро видят обратную связь по своим проектам и могут «на лету» вносить изменения.

Благодаря огромному функционалу система позволяет легко следить за загрузкой команд на разных проектах, вести консолидированный контроль исполнения сроков, декомпозировать задачи и внедрять проектные команды при необходимости, а также вести логирование всех событий и действий, чтобы иметь возможность найти и устранить проблемные точки.

Потенциал в оптимизации рабочего времени — примерно до 30% сокращения ручного труда. Также очень важным параметром эффективности является увеличение скорости проведения цикла рекламной кампании — количество времени, которое закладывается на процедурные задачи, можно сократить в 2-3 раза, а это значит, что рекламные кампании будут запускаться вовремя, документы будут возникать в правильном виде, как результат — сократится дебиторская задолженность, а оплаты кампаний будут происходить по графику.

Функциональные блоки системы

Рабочее место сотрудника
01 Блок «Рабочее место сотрудника» состоит из ряда последовательных и асинхронных процессов, охватывающих все взаимодействие внутри рекламного агентства: от момента поступления брифа и проведения сделки до момента окончания рекламной кампании и подготовки отчетных документов по клиенту. Логи, аналитика, тайминг: вся информация о текущих процессах, статусах и загрузке сотрудников.
Клиентский сервис
02 Блок «Клиентский сервис»: агрегирует информацию о клиентах и формирует из них профили для дальнейшей работы сотрудников рекламного агентства, а также всех подписантов. Это упрощает формирование и прохождение медиапланов и других документов при подтверждении сделок.
“Трафик-менеджмент”
03 Блок «Трафик-менеджмент»: встроенная возможность системы хранить файловые данные обеспечивает надежное хранение документов и их структуризацию либо в самой системе, либо на стороннем сервере. Документооборот может быть как внутренним, так и внешним с использованием синхронизации с 1С-ЭДО. В системе есть блоки заключения сделок, автоматизированного формирования документов с настройкой процедуры согласования, архив документов в хронологическом порядке.
Блок HR
04 Блок «HR»: заявки на прием/увольнение сотрудника, отпуска, больничные и другие стандартные документы, внутренние инструкции. Шаблоны документов можно в удобном и структурированном виде разместить в нашей системе. Для запуска в работу данных документов также предусмотрены процессы, которые внутри системы выдают задачи ответственным подразделениям.
Вспомогательные подразделения
05 Блок «Вспомогательные подразделения»: IT и АХО есть в каждой организации, и мы предусмотрели стандартный набор процессов (help desk, сбор заявок, закупка оборудования, и т.д.), установки сроков и отчетов.

Основные преимущества

01 Стрелка

Решение обеспечивает удобство управления сделками:

  1. Полностью оцифрованный процесс согласования сделок по всем медиа

  2. Единые шаблоны медиа-планов

  3. Поддержка юридически значимых действий контрагентов внутри системы

02 Стрелка

В системе автоматизирован полный спектр задач по контролю сроков:

  1. Каждый этап работ имеет свой временной норматив

  2. Система автоматически отслеживает нарушение дедлайнов

03 Стрелка

Решение поддерживает ключевые процессы управления ЭДО:

  1. Система самостоятельно генерирует документы на основе внесенных данных контрагентов

  2. Каждый документ можно согласовать внутри системы или запустить аналоговый процесс подписания

  3. Отслеживание местонахождения бумажных версий документов

04 Стрелка

Веб-инструменты настройки отчетов позволяют создавать отчеты любой сложности, включая:

  1. Текущие статусы кампаний и оплат, статусы подписания документов

  2. Анализ проведенных рекламным кампаний

  3. Наглядные показатели эффективности сотрудников и операционной деятельности компании

05 Стрелка

Система заботится о том, чтобы актуальные данные всегда были под рукой:

  1. Все документы и материалы, возникающие в процессе работы, сохраняются в системе

  2. Материалы любого типа можно быстро найти и выгрузить для последующего использования

06 Стрелка

Решение для управления рекламным агентством обеспечивает небывалую ранее прозрачность:

  1. Хранит на защищенном сервере логи, в которые записывает все события и действия пользователей

  2. В логах можно посмотреть, кто вносил изменения в документы, скачивал тот или иной файл, вносил изменения в задачу и любые другие события

07 Стрелка

Гибкая ролевая модель доступа обеспечивает безопасность данных и показывает сотрудника только то, что им нужно для исполнения своих задач:

  1. В системе настраиваются уровни доступа и права всех сотрудников

  2. Менеджер видит только свой контур и своего клиента, свой проект, договор или медиа-план

  3. Изменения в права доступа вносятся «на лету», на стороне заказчика

Порядок подключения

Настройка VPN-подключения через FortiClient:
Для удобства адаптации работы в системе мы подготовили инструкцию для каждой роли (департамент / подразделение / руководитель). Для примера мы предлагаем вам ознакомиться с инструкцией для клиентского менеджера рекламного агентства.